間違って古いバージョンのファイルを使ってしまわないための工夫

弁理士業務にかかわらずプロフェッショナルの実務では、組織をまたがって特定のファイルを複数の人で更新する作業は頻繁に発生します。文書管理システムでバージョン管理できれば理想ですが、そこまではやらずに、ファイル名にバージョン番号を付けたり、タイムスタンプを付けて、添付ファイルとしてメールでやり取りするのが一般的でしょう。

この場合に、最も気を付けたいのは、古いバージョンのファイルで出願してしまったり、入稿してしまったりするトラブルです（かと言って、古いバージョンのファイルを消すようにすると、やり取りの履歴が残せないですし、前バージョンに戻れないという問題が生じます）。このトラブルは簡単な工夫で防げます。

弊所の場合、ファイル名の先頭にYYMMDD形式日付を付けることで簡単なバージョン管理しています（一日に複数バージョンがある場合は枝番付けています）（余談ですが、こうしてくと、「2015年6月頃に扱ってたはずのファイルが見つからないな−」なんて時に、Windowsで”1506”で検索すればすぐ見つかるので便利です）。

そして、更新の結果、バージョンが古くなったファイルにはYYMMDD（OLD）…という名称を付けるようにしています。こうしておけばファイル名ソートで更新履歴を見やすくしつつ、旧バージョンファイルを最終版として扱ってしまう間違いを防げます。